Nowe obowiązkowe struktury JPK_KR_PD i JPK_ST_KR – co to jest i kogo dotyczą?

Standardowe znaczniki kont a wzór sprawozdania finansowego

Jedną z najważniejszych nowości jakościowych w strukturze JPK_KR_PD jest obowiązek przypisania każdemu kontu księgowemu znacznika pozycji sprawozdania finansowego. Innymi słowy, podatnik musi zmapować plan kont na pozycje ze wzorcowego sprawozdania finansowego określonego przez MF. W praktyce oznacza to, że do każdego konta (analitycznego lub syntetycznego) w księdze głównej należy przyporządkować kod odpowiadający pozycji bilansu lub rachunku zysków i strat (zgodnie z załącznikami do ustawy o rachunkowości dla danego typu jednostki).

Ministerstwo Finansów udostępniło w schemie JPK gotowe słowniki pozycji sprawozdania dla różnych typów podmiotów (m.in. przedsiębiorstwa, banki, ubezpieczyciele itp.). Każde konto w przesyłanym JPK_KR_PD musi posiadać atrybut wskazujący, pod którą pozycję sprawozdania finansowego podpada jego saldo/obroty. Dzięki temu organ podatkowy może automatycznie agregować dane z ksiąg do formatu sprawozdania finansowego. W szczególnych przypadkach, gdy konto nie daje się przypisać do żadnej standardowej pozycji, przewidziano znacznik „INNE” – resort podkreśla jednak, że powinien on być stosowany wyłącznie wyjątkowo. Celem jest, aby większość kont została przyporządkowana do konkretnych pozycji sprawozdawczych, co zapewni porównywalność danych i wychwyci ewentualne odstępstwa.

Należy zaznaczyć, że nie oznacza to konieczności zmiany własnego planu kont na narzucony przez MF – wystarczy odpowiednie mapowanie kont. Jak wyjaśniają eksperci, pełna unifikacja planu kont nie jest wymagana, jednak praktyka może wymusić pewne dostosowania dla ułatwienia sobie pracy. W ramach przygotowań do JPK_CIT każdy dział księgowości powinien zatem przeanalizować swój plan kont i do każdego konta przypisać właściwy kod pozycji sprawozdania (np. konto przychodów ze sprzedaży → „Przychody ze sprzedaży produktów i usług” w rachunku zysków i strat, konto środka trwałego → „Rzeczowe aktywa trwałe” w bilansie, itd.). Informacje te trzeba wprowadzić do systemu finansowo-księgowego, aby generowany plik JPK_KR_PD zawierał wymagane znaczniki. W przypadku kont syntetycznych z kontami podrzędnymi struktura JPK wymaga również wskazania kont nadrzędnych (relacji między kontami) w odpowiednich polach. To dodatkowa informacja, która ma odzwierciedlać strukturę planu kont (np. konto syntetyczne 4xx jako nadrzędne dla analityk 4xx-1 itd.).

Nowe obowiązki ewidencyjne i zasady przekazywania plików JPK

Po pierwsze – prowadzenie ksiąg elektronicznie. Zgodnie z nowymi przepisami księgi rachunkowe oraz podatkowe ewidencje (KPiR, ewidencja przychodów) muszą być prowadzone przy użyciu programów komputerowych. Od 2025 r. znika więc w praktyce możliwość prowadzenia tych ewidencji wyłącznie na papierze – podatnicy objęci obowiązkiem JPK muszą mieć zdigitalizowaną księgowość. Warto upewnić się, że używany program finansowo-księgowy jest aktualny i dostosowany do nowych wymogów (umożliwia dodanie nowych pól i wygenerowanie plików w wymaganym układzie XML). Jeśli jakaś część ewidencji była dotąd poza systemem (np. arkusze Excel dla środków trwałych), należy ją przenieść do systemu lub zintegrować tak, aby dane mogły trafić do JPK.

Po drugie – dodatkowe dane w ewidencjach. Na mocy delegacji ustawowej Minister Finansów określił w rozporządzeniu zakres dodatkowych danych, które trzeba ująć w prowadzonych księgach przed ich przekazaniem organom. Rozporządzenie z 16 sierpnia 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 1314) w sprawie dodatkowych danych do ksiąg rachunkowych wymienia m.in. wspomniane wyżej znaczniki kont do pozycji sprawozdania, ale też np. wymóg uzupełnienia danych kontrahenta (NIP) przy zapisach, jeśli jest nadany. W przypadku ewidencji środków trwałych rozporządzenie określa także dodatkowe informacje, jak numer inwentarzowy obiektu (unikalny identyfikator środka trwałego) – jeżeli firma dotąd nie nadawała numerów inwentarzowych, będzie musiała wskazać w JPK inne unikatowe oznaczenie każdego środka trwałego. Ponadto, ewidencja ŚT/WNiP powinna zawierać wszystkie dane potrzebne do obliczenia amortyzacji (daty nabycia, wartości początkowe, stawki, metody i odpisy amortyzacyjne itp.), bo te informacje również są raportowane w JPK_ST_KR.

Po trzecie – forma i termin przekazania. Oba pliki – JPK_KR_PD i JPK_ST_KR – przekazuje się po zakończeniu roku podatkowego, w terminie złożenia zeznania rocznego. Tak stanowi art. 9 ust. 1c CIT (odsyłając do terminu z art. 27 ust. 1 CIT – czyli do dnia upływu terminu na złożenie CIT-8) oraz analogicznie art. 24a ust. 1e PIT (odsyłający do terminu z art. 45 ust. 1 PIT – złożenie zeznania PIT). Przekazanie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej – w praktyce pliki JPK będą składane zapewne poprzez bramkę e-Deklaracje lub inny portal MF, podobnie jak JPK_VAT. Pliki muszą być opatrzone podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub zaufanym, analogicznie do innych deklaracji). W przeciwieństwie do JPK_VAT, są to pliki roczne, nie miesięczne – składa się je jednorazowo za cały rok (choć technicznie dopuszczalne jest przygotowanie ich za krótsze okresy, np. w razie zmiany systemu w trakcie roku można złożyć dwa pliki za części roku – ważne by całość była ciągła).

Po czwarte – tryb przekazania. Warto zauważyć, że choć dotychczas JPK (poza VAT) funkcjonował „na żądanie”, to nowe przepisy wprowadzają tryb obowiązkowego złożenia bez wezwania. Podatnik składa JPK_KR_PD (oraz JPK_ST_KR) z własnej inicjatywy, tak jak składa deklarację podatkową. Niewywiązanie się z tego obowiązku w terminie może skutkować sankcjami karno-skarbowymi. Organy podatkowe zyskają tym samym regularny dostęp do szczegółowych danych księgowych – będzie to dla nich ogromna baza danych do analiz (jak określono w mediach, „e-księgi rachunkowe staną się dla fiskusa kopalnią wiedzy o podatnikach”). Podatnicy powinni więc dołożyć starań, aby dane w księgach były kompletne i poprawne, bo błędy mogą być łatwo wychwycone przy automatycznej weryfikacji.

Przesunięcie terminu JPK_ST_KR – co zmieniono?

W ostatniej chwili Ministerstwo zdecydowało się odroczyć wymóg składania JPK_ST_KR (ewidencja środków trwałych) dla pierwszej grupy podatników. Zgodnie z rozporządzeniem MF z 13 grudnia 2024 r., podatnicy CIT (wraz ze spółkami niebędącymi osobami prawnymi objęci CIT) zostali zwolnieni z obowiązku przesłania struktury JPK_ST_KR za rok podatkowy rozpoczynający się po 31.12.2024 a przed 1.01.2026. Oznacza to, że duże firmy i PGK, które jako pierwsze raportują JPK za rok 2025, nie muszą składać części dotyczącej środków trwałych za ten pierwszy rok. W praktyce w 2026 r. wraz z CIT-8 za 2025 będą one przesyłać tylko plik JPK_KR_PD, natomiast JPK_ST_KR za 2025 został odroczony o rok.

To odroczenie daje podatnikom dodatkowy czas na dostosowanie ewidencji środków trwałych i prawdopodobnie wynika z sygnałów, że przygotowanie tych danych jest najbardziej czasochłonne. Konsekwencją jest jednak to, że od roku 2026 obowiązek złożenia JPK_ST_KR już ich nie ominie – plik za rok 2026 (składany w 2027) będzie musiał zawierać pełną ewidencję ŚT/WNiP. Podatnicy powinni więc wykorzystać ten dodatkowy rok na dopracowanie swojej ewidencji majątku trwałego: uzupełnienie brakujących numerów inwentarzowych, weryfikację tabel amortyzacyjnych, sprawdzenie czy wszystkie środki trwałe figurują w ewidencji z wymaganymi atrybutami. Zwolnienie z JPK_ST_KR na 2025 nie oznacza zwolnienia z obowiązku prowadzenia samej ewidencji – nadal trzeba ją mieć, jedynie nie trzeba wysyłać pliku XML za ten rok. Pozostałe elementy (JPK_KR_PD) obowiązują bez zmian od 2025 dla uprawnionych podmiotów. Warto śledzić komunikaty MF, czy nie pojawią się dalsze modyfikacje – na początku 2025 zaproponowano nawet całkowite zwolnienie pewnych grup z JPK_ST_KR, ale ostateczny kształt przepisów to jedynie ww. odroczenie terminu.

Jak się przygotować? Plan dla działów księgowych krok po kroku

Wdrożenie nowych obowiązków JPK_CIT wymaga odpowiedniego przygotowania organizacji. Poniżej przedstawiamy plan działań krok po kroku, który pomoże głównym księgowym i właścicielom firm przygotować się na zmiany:

1. Analiza statusu firmy – Ustal, od kiedy dokładnie Ciebie dotyczy obowiązek. Sprawdź formę opodatkowania (CIT, PIT czy ryczałt) oraz wielkość przychodów za ubiegły rok. Jeśli prowadzisz spółkę kapitałową lub PGK z przychodem >50 mln € – obowiązek startuje już za rok 2025. Jeśli mniejszą firmę – najpewniej 2026 lub 2027 (w zależności od VAT). Ustal również, czy Twoja firma jest VAT-owcem składającym JPK_VAT, bo to wpływa na termin dla grupy „pozostali”. Ten krok pozwoli przygotować harmonogram wdrożenia.
2. Przygotowanie infrastruktury IT – Zweryfikuj, czy obecne oprogramowanie finansowo-księgowe obsługuje nowe struktury JPK. Skontaktuj się z dostawcą systemu – większość producentów wypuściła aktualizacje dodające schemat JPK_KR_PD(1) i JPK_ST_KR(1). Upewnij się, że masz zainstalowaną najnowszą wersję. Jeśli część ksiąg była prowadzona poza głównym systemem, zaplanuj migrację danych. Od 2025/2026 r. księgi muszą być w całości elektroniczne – być może trzeba zrezygnować z arkuszy kalkulacyjnych na rzecz modułów systemu (np. moduł majątku trwałego). Zabezpiecz również odpowiednie narzędzia do podpisu elektronicznego i wysyłki plików.
3. Dostosowanie planu kont i znaczników – Rozpocznij pracę nad mapowaniem kont do pozycji sprawozdań finansowych. Przeanalizuj plan kont: dla każdej pozycji określ, jakiej kategorii sprawozdawczej odpowiada. Skorzystaj z dokumentacji Ministerstwa Finansów (słowniki pozycji sprawozdania zawarte w broszurze do JPK_KR_PD). Następnie w programie księgowym wprowadź te przyporządkowania – najczęściej będzie to pole na koncie syntetycznym/analitycznym, gdzie wybiera się odpowiedni kod (np. A.II.1 – Środki trwałe, D.I – Przychody ze sprzedaży itp.). Pamiętaj o zasadzie, że konto nadrzędne też powinno być oznaczone (czasem identycznym kodem co podległe, jeśli stanowi sumę). Jeśli Twój plan kont zawiera nietypowe pozycje, zastanów się, czy można je przegrupować lub dopasować do najbliższych kategorii – unikniesz nadmiernego użycia kategorii „inne”. Ten krok jest kluczowy i może zająć sporo czasu, zwłaszcza w większych firmach – warto zacząć wcześnie.
4. Przegląd ewidencji środków trwałych – Skontroluj swoją ewidencję ŚT i WNiP. Upewnij się, że dla każdego środka trwałego masz komplet informacji: numer inwentarzowy lub inny unikalny identyfikator, nazwę/opis, datę nabycia, wartość początkową, stawkę amortyzacji, metodę amortyzacji, dotychczasowy umorzenie, itp. Te dane będą wymagane w JPK_ST_KR. Jeśli dotychczas ewidencja była prowadzona np. w arkuszu, rozważ przeniesienie jej do systemu – wiele programów FK ma moduł środków trwałych zdolny wygenerować JPK_ST. Zweryfikuj też, czy polityka numeracji środków trwałych spełnia wymóg unikalności – jeśli nie stosowałeś numerów inwentarzowych, przypisz każdemu obiektowi choćby symbol/kod, aby móc go odróżnić (będzie potrzebny do pola E_1 w JPK_ST_KR). Sprawdź zgodność stanów ewidencji z bilansem (czy wszystko ujęte, czy nie ma „uśpionych” środków trwałych poza ewidencją).
5. Aktualizacja procedur księgowych – Wprowadź wewnętrzne procedury zapewniające, że nowe dane będą stale uzupełniane. Np. opracuj instrukcję zakładania nowego konta księgowego – aby od razu nadawać mu znacznik sprawozdania. Ustal procedurę wprowadzania nowo zakupionego środka trwałego – aby od razu wpisywać pełne dane (inwentarzowy, kategorię, plan amortyzacji). Zapewnij, że zespół księgowy jest świadomy nowych pól i będzie je poprawnie wypełniać podczas codziennej pracy. Wszelkie dane wymagane do JPK powinny być zbierane na bieżąco, a nie dopiero na koniec roku.
6. Szkolenie zespołu – Przeszkol pracowników działu finansowego z nowych wymogów. Księgowi powinni rozumieć, czym jest JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, jakie informacje trafiają do tych plików i dlaczego muszą szczegółowo ewidencjonować dane. Wytłumacz im znaczenie tagowania kont oraz jakie konsekwencje może mieć błędna klasyfikacja (np. nieprawidłowo oznaczone konto może skutkować pytaniami fiskusa o niespójności w sprawozdaniu). Zapewnij też szkolenie z obsługi samego procesu generowania i wysyłki JPK – np. jak wygenerować plik XML z systemu, jak go podpisać i wysłać. Dobrą praktyką jest podzielenie ról: kto odpowiada za przygotowanie plików, kto za weryfikację, a kto za ostateczną wysyłkę do US.
7. Próba generalna (dry-run) – Nie czekaj do końca roku – przetestuj proces wcześniej. Spróbuj wygenerować przykładowy JPK_KR_PD (np. za fikcyjny okres miesiąca lub kwartału 2025) i JPK_ST_KR, aby sprawdzić, czy system poprawnie zbiera wszystkie dane. Skorzystaj z udostępnionych schematów XSD oraz narzędzi walidacyjnych MF, żeby zweryfikować, czy plik przechodzi weryfikację logiczną. Taka próba pozwoli wykryć ewentualne braki (np. brak znacznika przy jakimś koncie skutkujący błędem) na długo przed faktycznym terminem. W razie stwierdzenia problemów – skoryguj ustawienia systemu lub uzupełnij dane i powtórz test. Im wcześniej wykryte problemy, tym więcej czasu na ich rozwiązanie.
8. Monitorowanie wytycznych MF – Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów. Pojawiają się materiały pomocnicze, np. oficjalna broszura informacyjna MF czy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (Q&A) opublikowane na portalu podatki.gov.pl. Na stronie MF dostępne są także logiczne struktury JPK dla ksiąg rachunkowych wraz z dokumentacją techniczną. Warto z nich korzystać przy konfiguracji systemu. Sprawdzaj, czy nie zmieniają się terminy lub zakres wymaganych danych – przepisy są nowe i mogą podlegać dalszym modyfikacjom. Ministerstwo udostępniło również specjalny adres helpdesku (jpkPD.helpdesk@mf.gov.pl) do zgłaszania pytań dotyczących JPK w podatkach dochodowych.
9. Terminowe złożenie JPK – Opracuj harmonogram zamknięcia roku łączący sporządzenie sprawozdania finansowego, zeznania podatkowego i plików JPK. Ponieważ JPK_KR_PD zasadniczo odzwierciedla dane ksiąg, które posłużą do sporządzenia sprawozdania i wyliczenia podatku, prace nad nim powinny iść równolegle z zamknięciem roku. Po zakończeniu księgowań i zatwierdzeniu wyniku finansowego, należy ostatecznie wygenerować wymagane pliki JPK. Upewnij się, że pliki te zostaną wysłane przed upływem terminu (np. do 31 marca dla CIT, 30 kwietnia dla PIT, 28/29 lutego dla ryczałtu – zgodnie z terminem zeznania rocznego). Dowód wysyłki (UPO) archiwizuj razem z kopią wysłanych plików. Pamiętaj, że pliki JPK trzeba przechowywać przez 5 lat (analogicznie do ksiąg i deklaracji).

Zakończenie – wsparcie Audit-Tax

Nowe obowiązki raportowe JPK_KR_PD i JPK_ST_KR w podatkach dochodowych to znacząca zmiana dla przedsiębiorców. Wymagają one nie tylko aktualizacji systemów finansowo-księgowych, ale też zmiany podejścia do ewidencjonowania danych finansowych. Kluczowe jest wcześniejsze przygotowanie i dostosowanie procesów, aby uniknąć błędów i nerwowości przy pierwszej obowiązkowej wysyłce.