KSeF – najnowsze zmiany: jak przygotować się na KSeF zgodnie z wytycznymi MF (12.04.2025)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się w Polsce nowym standardem wystawiania i odbierania faktur. Ministerstwo Finansów opublikowało 12 kwietnia 2025 r. oficjalne wytyczne i harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF dla wszystkich przedsiębiorców. Zmiany te oznaczają, że firmy muszą odpowiednio wcześnie dostosować swoje systemy finansowo-księgowe i procedury do nowego systemu e-fakturowania. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis najnowszych zmian w przepisach dotyczących KSeF, wyjaśniamy kogo i od kiedy obejmie nowy obowiązek, a także opisujemy praktyczne aspekty przygotowania firmy do wdrożenia KSeF.

Najnowsze zmiany w przepisach dotyczących KSeF

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów z 12.04.2025 r. obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF zostanie wprowadzone dla wszystkich podatników – zarówno czynnych podatników VAT, jak i podmiotów zwolnionych z VAT – etapowo, w dwóch głównych terminach. Przewidziano także dodatkowe odroczenie dla najmniejszych firm. Kluczowe zmiany w przepisach przedstawiają się następująco:

• Etap I (duże przedsiębiorstwa od 1 lutego 2026 r.)
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie dużych podatników, tj. firmy, których wartość sprzedaży brutto za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dla tych podmiotów KSeF stanie się obligatoryjnym narzędziem do wystawiania wszystkich faktur sprzedaży od lutego 2026 roku.

• Etap II (pozostali przedsiębiorcy od 1 kwietnia 2026 r.)
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, w tym małe i średnie firmy, a także podatników korzystających ze zwolnienia z VAT – z wyjątkiem najmniejszych podmiotów wykluczonych cyfrowo. Oznacza to, że większość firm w Polsce (poza dużymi, które wejdą wcześniej) będzie musiała wystawiać faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej przez KSeF od kwietnia 2026 r.

• Odroczenie dla najmniejszych firm (do 1 stycznia 2027 r.)
Najmniejsze firmy uznane za cyfrowo wykluczone otrzymały dodatkowy czas na dostosowanie. Do tej kategorii zaliczono podatników, których faktury opiewają na niewielkie kwoty (do 450 zł każda, a łączna miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł). Dla tych mikro przedsiębiorców obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r. Dzięki temu najmniejsze podmioty, często dysponujące ograniczonym dostępem do rozwiązań cyfrowych, zyskają prawie rok dodatkowego czasu na przygotowania.

• Wyłączenia (specyficzne dokumenty)
Zgodnie z wytycznymi MF pewne szczególne dokumenty nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Dotyczy to m.in. faktur VAT RR dokumentujących zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych – takich faktur nie trzeba będzie wystawiać poprzez KSeF. Co ważne, Ministerstwo Finansów zapowiedziało jednak, że możliwość dobrowolnego wystawiania faktur VAT RR w KSeF zostanie udostępniona od 1 kwietnia 2026 r. (wcześniej planowano od 1 lutego 2026). Oznacza to, że choć obowiązek nie obejmie tych dokumentów, to system będzie technicznie gotowy, aby je obsłużyć od II kwartału 2026 r.

Transakcje konsumenckie (B2C): Warto nadmienić, że faktury wystawiane dla konsumentów (B2C) nie podlegają co prawda obowiązkowi KSeF, jednak nowe rozwiązania przewidują opcjonalną możliwość wystawiania e-faktur również dla transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności. Takie faktury ustrukturyzowane dla konsumentów będą dobrowolne, co może uprościć proces wystawiania dokumentów w sektorze B2C w przyszłości (np. ustandaryzować dane na fakturach imiennych).

Okres przejściowy i ułatwienia do końca 2026 r.

Ministerstwo Finansów, wychodząc naprzeciw postulatom przedsiębiorców, wprowadziło szereg ułatwień i przepisów przejściowych, które mają ułatwić firmom wejście w nowy system. Do końca 2026 roku obowiązywać będzie okres przejściowy, w którym zapewniono kilka udogodnień:
• Faktury z kas rejestrujących:
Do 31 grudnia 2026 r. firmy nadal będą mogły wystawiać faktury przy użyciu obecnych kas fiskalnych/drukarek fiskalnych w dotychczasowy sposób. Jest to ważne dla podmiotów, które dotąd drukowały faktury bezpośrednio z kasy – zyskają one dodatkowy czas na migrację do KSeF i wymianę urządzeń lub oprogramowania.
• Brak sankcji za błędy:
W okresie przejściowym nie będą nakładane kary za ewentualne błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF. Oznacza to, że jeśli w 2026 r. firma popełni pomyłkę techniczną przy wystawianiu e-faktury (np. błędna struktura pliku, drobne niezgodności), nie grożą jej kary skarbowe z tego tytułu. Celem jest zachęcenie do nauki systemu bez obawy przed natychmiastowymi sankcjami.
• Numer KSeF a płatność:
Do końca 2026 r. nie będzie wymogu podawania numeru identyfikacyjnego KSeF na dokumencie płatności za fakturę elektroniczną, nawet w przypadku płatności w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Innymi słowy, firmy nie muszą w przelewach ani komunikatach płatniczych umieszczać specjalnego numeru nadanego fakturze przez KSeF. Ten obowiązek – jeśli zostanie wprowadzony – zacznie obowiązywać dopiero po 2026 roku. Ma to uprościć proces płatności w fazie początkowej działania systemu.

W komunikacie MF podkreślono również, że administracja skarbowa koncentruje się na edukowaniu i wspieraniu podatników przed wprowadzeniem obowiązku. Oznacza to planowane akcje informacyjne, szkolenia oraz okres testowy dla przedsiębiorców, aby płynnie wdrożyć nowy system. W szczególności, już od września 2025 r. udostępnione zostaną otwarte testy integracyjne dla dostawców oprogramowania i dużych firm, a od listopada 2025 r. – testowa wersja aplikacji KSeF 2.0 dla wszystkich podatników. Umożliwi to przedsiębiorcom praktyczne zapoznanie się z systemem przed datą obowiązkowego wdrożenia.

Kogo dotyczy obowiązek KSeF i od kiedy?

Nowe przepisy przewidują, że obowiązek korzystania z KSeF obejmie docelowo wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury (zarówno VAT, jak i bez VAT). Terminy wejścia w życie obowiązku są jednak zróżnicowane w zależności od wielkości i charakteru podatnika.
Należy pamiętać, że obowiązek dotyczy wystawiania faktur. Odbiór faktur przez nabywców będzie następował automatycznie w systemie (nabywcy będą mieć dostęp do faktur wystawionych dla nich w KSeF). W praktyce więc od wskazanych powyżej terminów każda faktura wystawiona przez objętego obowiązkiem sprzedawcę musi być wygenerowana w formacie KSeF i przesłana do centralnej bazy.

Uwaga: Jeżeli podatnik rozpocznie działalność po 2024 r. (czyli nie ma danych sprzedaży za 2024), a przed wejściem w życie obowiązku, będzie traktowany jak „pozostali” podatnicy (tj. obowiązek od 1 kwietnia 2026, o ile nie spełnia kryteriów najmniejszych). Natomiast firmy powstałe po 1 kwietnia 2026 r. od razu muszą stosować KSeF (chyba że kwalifikują się do grupy najmniejszych wykluczonych cyfrowo).

Przygotowanie firmy do wdrożenia KSeF

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana przepisów, ale przede wszystkim projekt wdrożeniowy dla każdej firmy. Poniżej omawiamy praktyczne aspekty przygotowania przedsiębiorstwa do pracy z KSeF – na czym polega przygotowanie, jakie są wymagania ewidencyjne oraz jakie działania należy podjąć już teraz, aby zdążyć na czas.

Wymagania techniczne i ewidencyjne
Przede wszystkim KSeF oznacza przejście na faktury ustrukturyzowane w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów. Każda e-faktura będzie musiała być zgodna ze strukturą logiczną FA(3) (nowy wzór faktury ustrukturyzowanej), która zostanie opublikowana oficjalnie przez MF (planowany termin publikacji to czerwiec 2025). Oznacza to, że firmy muszą upewnić się, że ich systemy finansowo-księgowe lub programy do fakturowania obsłużą nowy format. W praktyce wymagania te sprowadzają się do:

• Aktualizacji oprogramowania – używany system FK/ERP powinien zostać uaktualniony przez dostawcę do wersji obsługującej KSeF. Warto już teraz skontaktować się z producentem oprogramowania, by poznać harmonogram wprowadzenia stosownych aktualizacji. Jeśli firma wystawia faktury np. w arkuszu kalkulacyjnym lub ręcznie, konieczne będzie wdrożenie dedykowanego rozwiązania (systemu finansowo-księgowego lub bezpłatnej aplikacji KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów).

• Zapewnienie wymaganych danych na fakturze – struktury e-Faktury wymagają wszystkich danych przewidzianych przepisami (tak jak dotychczas na fakturach papierowych/elektronicznych), ale w określonych polach formatki. Należy zweryfikować, czy dotychczas stosowane szablony faktur zawierają wszystkie wymagane elementy (np. odpowiednie oznaczenia transakcji, dane nabywcy, poprawne stawki VAT, adnotacje typu „mechanizm podzielonej płatności” jeśli wymagane itp.), aby dane te poprawnie mapowały się do struktury XML. Dodatkowo KSeF 2.0 ma umożliwić dodawanie załączników do faktur (ustrukturyzowanych dodatków z danymi, np. specyfikacji) – jeśli firma ma takie potrzeby, warto uwzględnić je w procesie wdrożenia.

• Numeracja i archiwizacja – W systemie KSeF każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny nadany przez system. Jednak przedsiębiorca nadal nadaje własny numer faktury (zgodnie z wewnętrzną numeracją) w treści dokumentu. Warto zatem zachować ciągłość własnej numeracji faktur w dotychczasowy sposób – KSeF nie wymusza rezygnacji z własnych oznaczeń faktur. Co ważne, korzystanie z KSeF zwalnia z obowiązku przechowywania faktur w archiwum firmowym – e-faktury są przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów przez co najmniej 10 lat. Mimo to dobrym zwyczajem będzie integracja KSeF z własnym systemem tak, aby kopie faktur lub przynajmniej metadane (np. numer KSeF, data wysłania, potwierdzenie odbioru) były zapisywane także lokalnie w księgach rachunkowych dla łatwiejszego dostępu i kontroli wewnętrznej.

• Ewidencje VAT i JPK – wdrożenie KSeF wpłynie również na procesy raportowe VAT. Ponieważ faktury będą centralnie dostępne dla administracji, Ministerstwo Finansów zapowiedziało uproszczenia w zakresie raportowania – np. brak konieczności przesyłania pliku JPK_FA podczas kontroli skarbowej. Jednak nadal pozostają inne ewidencje (np. JPK_V7). Firmy muszą zatem prowadzić rejestry sprzedaży i zakupu VAT tak jak dotychczas, lecz dane do tych rejestrów będzie można pozyskiwać bezpośrednio z systemu KSeF (w przypadku zakupów, importując faktury ustrukturyzowane otrzymane od kontrahentów). Upewnij się, że Twój dział księgowości będzie potrafił pobierać potrzebne informacje z e-faktur (np. poprzez funkcje importu do programu finansowego).

Działania, które należy podjąć już teraz

Przygotowanie do KSeF warto rozplanować w czasie – nie zostawiajmy tego na ostatnią chwilę. Oto zalecane kroki, które przedsiębiorstwo powinno podjąć przed nadejściem obowiązkowych terminów:
1. Analiza własnej sytuacji prawno-podatkowej: Ustalenie, od kiedy konkretnie Twoja firma musi stosować KSeF. Sprawdź, czy przekraczasz próg dużego podatnika (200 mln zł) – jeśli tak, termin to luty 2026; jeśli nie – prawdopodobnie kwiecień 2026. Oceń też, czy spełniasz kryteria „najmniejszego wykluczonego cyfrowo” (obrót do 10 tys. zł i faktury do 450 zł) – jeżeli tak, możesz skorzystać z odroczenia do 2027 r., choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby dobrowolnie wdrożyć KSeF wcześniej. Firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT (np. drobni przedsiębiorcy poniżej limitu obrotów) muszą pamiętać, że one również zostaną objęte obowiązkiem (w odpowiednim etapie).

2. Kontakt z dostawcą oprogramowania / wybór rozwiązania: Skontaktuj się z producentem swojej księgowości/fakturowania i zapytaj o plan wdrożenia obsługi KSeF. Więksi dostawcy już pracują nad aktualizacjami. Ustal, czy będziesz potrzebować dodatkowych modułów, licencji lub integracji. Jeśli nie korzystasz z żadnego systemu – rozważ wdrożenie choćby podstawowego programu do faktur lub skorzystanie z Aplikacji Podatnika KSeF, którą MF udostępni bezpłatnie. Audit-Tax pomaga klientom w wyborze optymalnych rozwiązań IT – możemy zarekomendować system zgodny z KSeF lub sprawdzić gotowość obecnego.

3. Dostosowanie procesów wewnętrznych: Wprowadzenie KSeF wpłynie na obieg dokumentów w firmie. Należy opracować nowe procedury wystawiania i odbioru faktur. Przykładowo: handlowcy wystawiający faktury sprzedaży będą musieli mieć dostęp do systemu związanego z KSeF (albo poprzez własny program, albo przez portal MF). Dział księgowości z kolei powinien wypracować sposób regularnego pobierania faktur zakupowych z KSeF (np. codzienne logowanie i eksport nowych faktur otrzymanych od dostawców). Trzeba wyznaczyć osoby odpowiedzialne za monitorowanie KSeF oraz zapewnić im dostęp (uprawnienia) do konta firmowego w KSeF. W tym celu konieczne będzie nadanie pełnomocnictw lub ról w systemie – MF udostępni mechanizmy autoryzacji użytkowników (np. poprzez Profil Zaufany lub certyfikaty).

4. Uzyskanie certyfikatów KSeF: Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wystąpić o certyfikaty uprawniające do wystawiania faktur. Są to elektroniczne certyfikaty wydawane przez MF, które posłużą do uwierzytelnienia się w systemie KSeF, zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych i pracy offline. Certyfikat będzie niezbędny, jeśli planujemy korzystać z trybu „offline24” (o którym poniżej) lub jeśli chcemy zintegrować swój system informatyczny bezpośrednio z API KSeF. Dział IT w Twojej firmie (lub zewnętrzny dostawca oprogramowania) powinien być zaangażowany w proces uzyskania i wdrożenia certyfikatu.

5. Szkolenie personelu: Nowy system to także nowe umiejętności dla pracowników. Zaplanuj szkolenia dla osób wystawiających faktury oraz księgowych, aby wiedzieli jak korzystać z KSeF. Szkolenie powinno objąć m.in.: logowanie i autoryzację w systemie, wystawianie faktury w aplikacji KSeF lub poprzez własny program (jak wygląda proces wysyłki i potwierdzenie przyjęcia przez KSeF), procedurę postępowania w razie błędu lub odrzucenia faktury przez system, a także wyszukiwanie i pobieranie faktur zakupu z KSeF. Warto również przeszkolić pracowników z obsługi trybu offline i procedur awaryjnych.

6. Testy i pilotaż: Jesienią 2025 r. warto przeprowadzić wewnętrzne testy nowego procesu. MF zapowiada udostępnienie testowej wersji systemu (tzw. sandbox KSeF 2.0) od listopada 2025, gdzie będzie można wystawić „na próbę” e-faktury, które nie wywołują skutków prawnych. Skorzystaj z tej możliwości – przećwicz wystawienie kilku faktur, ich przesłanie do KSeF oraz pobranie przez księgowość. Upewnij się, że wszystkie elementy działają prawidłowo: połączenie z Internetem, certyfikat, poprawność wypełnienia pól w fakturze, odbiór UPO (urzędowego potwierdzenia odbioru faktury w KSeF). Warto wyłapać ewentualne problemy w fazie testów, aby w lutym/kwietniu 2026 r. proces działał już płynnie. Jeśli to możliwe, zaangażuj wybranego kontrahenta do testów – np. wymieńcie się fakturami przez środowisko testowe, aby oswoić też proces po stronie odbiorcy.

7. Polityka awaryjna (tryb offline): Przygotuj procedury na wypadek braku dostępu do Internetu lub awarii systemu KSeF. Dzięki wprowadzeniu mechanizmu „offline24” firmy będą mogły wystawić fakturę nawet gdy system centralny jest niedostępny, a następnie przesłać ją do KSeF gdy tylko będzie to możliwe. Tryb offline24 oznacza, że fakturę można wygenerować i przekazać kontrahentowi poza systemem (np. wydrukować lub wysłać PDF), a następnie w ciągu 24 godzin przesłać ją do KSeF, zachowując pierwotną datę wystawienia faktury. Należy więc ustalić, kto i jak monitoruje takie sytuacje awaryjne i dopilnuje późniejszej wysyłki faktury do systemu. Dobrą praktyką będzie prowadzenie rejestru faktur wystawionych offline i weryfikacja, czy wszystkie zostały następnie załadowane do KSeF.